Aufbewahrungs­pflichten für Buchführungs­unterlagen

Für Buchführungsunterlagen gelten Aufbewahrungsfristen von sechs und zehn Jahren (§ 147 AO). Beginn der jeweiligen Aufbewahrungsfrist ist der Schluss des Kalenderjahres, in welchem die letzte Eintragung in das Buch getätigt, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.

Die Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren gilt auch für die Buchhaltungsdaten der betrieblichen EDV. Der Zugriff auf diese Daten muss während des Aufbewahrungszeitraums möglich sein. Bei einem Wechsel des betrieblichen EDV-Systems ist darauf zu achten, dass die bisherigen Daten in das neue System übernommen bzw. die bisherigen Programme für den Zugriff auf die alten Daten weiter vorgehalten werden.

Ist jedoch die Frist für die Steuerfestsetzung noch nicht abgelaufen (§§ 169, 170 AO), so ist die Vernichtung von Unterlagen nicht zulässig.

Nachfolgend eine tabellarische Übersicht, welche Unterlagen wie lange aufbewahrt werden müssen:

      A

      B

      D

      E

      F

     G

     H

      I

      J

      K

      L

     M

     N

     O

      P

      Q

      R

      S

     T

     U

     V

     W

      Z